Migrar do RD Station CRM (sem planilha)

O que é

Quem vem do RD Station CRM não precisa exportar planilha. O CRM se conecta direto na sua conta do RD, lê tudo e traz já ligado entre si:

• funis e etapas do RD, na mesma ordem (ou juntados com um funil que você já tem, etapa por etapa);
• empresas com site, setor, endereço e resumo;
• pessoas com e-mail, telefone (o WhatsApp vem como principal), cargo, aniversário e LinkedIn. Quem tem mais de um e-mail ou telefone no RD não perde nenhum: os demais ficam nos campos "Outros e-mails" e "Outros telefones", e as outras redes em "Redes sociais";
• negociações abertas, ganhas como ganhas e perdidas como perdidas (com a data de fechamento e o motivo de perda), com valor, etapa, previsão de fechamento e data de criação originais. Negociação pausada no RD vem marcada, e os valores mensal e único ficam guardados à parte;
• o histórico de etapas de cada negociação: por onde ela passou no funil e quando, com as datas do RD;
• tarefas (ligação, e-mail, reunião, visita, WhatsApp…), abertas e concluídas;
• anotações das negociações, que entram no histórico do negócio (aparecem em Atividades e na linha do tempo, como atividade concluída do tipo "Anotação"). É isso que a IA do CRM lê para orientar o time, então ela já conhece o cliente desde o primeiro dia;
• campos personalizados, fonte, campanha e qualificação (estrelas) do RD;
• o vendedor de cada registro, para cada um já começar com a própria carteira.

A conexão é só leitura: nada muda no seu RD Station.

Como migrar

1. Vá em Configurações → Funil e base → Migrar de outro CRM (ou em Empresas, pessoas e negócios, no botão Importar → Migrar do RD Station).
2. No RD Station CRM, clique no seu nome (canto superior direito) → Perfil → copie o Token da instância. Se estiver vazio, clique em Gerar token.
3. Cole o token e clique em Conectar e analisar. Em alguns segundos aparece o raio-X da conta: quantas empresas, pessoas, negociações e tarefas existem, quantos funis e vendedores.
4. Revise o de-para. A IA já preencheu tudo, e o que foi decisão dela aparece com o selo IA e o motivo:

• Vendedores: quem tem o mesmo e-mail no CRM é ligado sozinho. Quem não tem vai para o dono padrão (você escolhe quem).
• Funis e etapas: cada funil do RD vira um funil novo igual (mesmas etapas, mesma ordem) ou é juntado com um funil que já existe aqui, etapa por etapa. Também dá para não trazer um funil.
• Campos: cada campo do RD vai para um campo do CRM (ex.: "Segmento" → Setor), para um campo personalizado que já existe ou vira um campo novo com o tipo certo (número, data, seleção…). Também dá para deixar de fora.
• Motivos de perda e tipos de tarefa: usam os que você já tem quando significam a mesma coisa, ou são criados.
• O que trazer: dá para desligar negociações fechadas, tarefas concluídas, anotações etc.

Antes das seções, o bloco Confira antes de migrar junta o que merece atenção: vendedores sem par no CRM, funis e campos que ficam de fora e avisos da conta. Cada item leva direto à seção. Em Campos, a lista separa negociações, pessoas e empresas, com filtro (novos, já existem, fora) e busca.

1. Clique em Migrar agora, na barra fixa no pé da tela (ela mostra quantos funis e campos serão criados e o tempo estimado), e confirme em Começar a migração. A migração roda em segundo plano: pode fechar a aba. A tela mostra o andamento de cada parte e, no fim, o relatório: quantos registros vieram, quantas negociações chegaram com o histórico de etapas, o que foi criado e o que vale conferir.

A revisão é salva sozinha. Se algo impedir a migração (por exemplo, dois campos do RD indo para o mesmo campo do CRM), a tela lista o que ajustar antes.

Quanto tempo leva

O RD Station libera 120 leituras por minuto. Contas pequenas terminam em minutos; contas com dezenas de milhares de negociações podem levar algumas horas, porque o RD só entrega o histórico de etapas, a fonte, a campanha e as anotações abrindo negociação por negociação. A tela mostra a estimativa antes de começar, e dá pra desligar o detalhe em "O que trazer" se a pressa for maior. Se o RD pedir uma pausa, a migração espera e continua sozinha.

Campos que a migração cria só para guardar dado do RD (fonte, outros e-mails, pausada…) e que terminam sem nenhum valor são apagados no fim, para não deixar coluna vazia.

Use o token de quem vê tudo

O RD entrega para a migração só o que o dono do token enxerga. Com token de um vendedor com visibilidade restrita, a migração traz só a carteira dele, e o RD não avisa. Use o token de um administrador com visibilidade Geral em negociações, empresas e contatos.

Errou? Desfaça

A migração aparece em Histórico e desfazer (Empresas, pessoas e negócios → botão do topo → Histórico e desfazer) como Migração completa · de RD Station CRM. O Desfazer tira tudo o que ela criou de uma vez: negociações, pessoas, empresas e atividades. O que você cadastrou à mão fica. Funis, etapas e campos criados ficam (são estrutura, você pode reaproveitar ou apagar em Configurações).

Rodar de novo não duplica

Cada registro guarda o código que ele tinha no RD. Duas empresas com o mesmo nome no RD (por exemplo, várias "Pessoa Física") continuam separadas aqui, cada uma com as suas pessoas e negociações. Rodar a migração de novo (botão Revisar e migrar de novo, no fim do relatório) atualiza o que já veio e traz o que é novo, sem duplicar. Isso serve para quem quer usar os dois sistemas por alguns dias durante a troca.

Migração e planilha, uma de cada vez

Enquanto a migração roda, subir planilha fica bloqueado (e vice-versa): as duas criariam a mesma empresa ou pessoa ao mesmo tempo.

A migração parou

• "O RD Station não aceitou esse token": o token foi desativado ou trocado no RD. Gere um novo, conecte de novo e clique em Retomar de onde parou. A migração continua da parte em que estava.
• Parou por erro nosso: ela tenta de novo sozinha. Se continuar parada, use Retomar de onde parou ou fale com o suporte.

O que não vem (ainda)

• Anexos/arquivos das negociações, leads e propostas: só existem na API nova do RD, que exige um aplicativo autorizado na loja da RD. Está nos próximos passos.
• Produtos: entram como uma anotação na negociação ("2 × Plano Pro · R$ 399,80"), porque o CRM ainda não tem catálogo de produtos.